Verzuim onder uitzendkrachten is vaak relatief hoog en een belangrijke kostenpost voor de uitzendorganisatie. Omdat het dus ook een belangrijke component is in de kostprijs, wordt een goed verzuimbeleid een steeds belangrijker instrument om u van de concurrenten te onderscheiden.
Maar wat kunt u hier als uitzendorganisatie aan doen? We vragen het twee specialisten bij uitstek: Jaco Coster en Femke Ewalts. Jaco is een van de auteurs van het handboek Verzuim en Beter dat wordt uitgegeven door Professionals in Flex. Femke is praktijkdeskundige: als specialist verzuim bij Olympia kent zij de klappen van de zweep als geen ander. Samen komen zij tot de volgende praktische tips om verzuim omlaag te krijgen. Doe er uw voordeel mee!
- Formuleer beleid op één A4
Natuurlijk is het belangrijk dat het verzuimbeleid op papier staat en dat het verzuimsysteem goed geborgd is. Maar voorkom dat je beleid een heel boekwerk wordt. Dat wordt niet gelezen en heeft dus geen effect. Je bereikt het meest als je de rechten en plichten van beide partijen zo kort en helder mogelijk beschrijft, liefst op één, hooguit twee, A4. - Meten = weten
Door het verzuim systematisch vast te leggen, kun je analyses maken en patronen herkennen. Is er bijvoorbeeld regelmatig verzuim bij een bepaalde (afdeling bij de) inlener? Of verschilt het per seizoen? Is er meer verzuim op maandag? Natuurlijk moet de werkgever rekening houden met de privacy, maar algemene ontwikkelingen in verzuim in periode X of bij inlener Y kunnen aanleiding zijn om actie te ondernemen.
Ook door kort verzuim goed in kaart te brengen kan langdurig verzuim soms worden voorkomen. Heeft een uitzendkracht in korte tijd drie of vier keer verzuimd, dan is dat een signaal om eens met hem of haar te gaan praten. - Benader verzuim positief/ geef complimenten
Ga dat gesprek met die uitzendkracht open in. Doe je dat in de verwijtende sfeer, dan is de kans groot dat hij of zij met de hakken in het zand zet. Vraag door – hoe is de sfeer bij de inlener op de werkvloer? Hoe ervaar je de combinatie werk/privé? Bied aan om te helpen.
Mensen hebben aandacht nodig en zijn gevoelig voor complimenten. Focus daarom niet alleen op uitzendkrachten die verzuimen, maar ook op hen die niet of nauwelijks verzuimen. Geef eens een compliment aan de uitzendkracht die vele maanden ergens werkt zonder zich ziek te melden. Dat werkt echt. - Werk preventief
Zorg dat je het weet als er iets speelt bij uitzendkracht. Dat kan werkgerelateerd zijn, maar een trend is ook dat achter verzuim sociale problematiek schuil gaat. Misschien ligt die persoon in scheiding of heeft hij hulp nodig bij schuldsanering?
Houd de lijnen met de inlener kort, want die ziet de uitzendkracht elke dag en merkt het als eerste als iets aan de hand is. Voor een uitzendkracht met problemen die zich niet gehoord voelt, ligt de verzuimdrempel laag.
Begeleid ook de uitzendkracht bij terugkeer; iemand die na lange afwezigheid heeft net wat extra aandacht nodig. Zorg ervoor dat diegene niet gedropt wordt op de werkvloer zonder extra steun. Dat kan nieuw verzuim voorkomen. - Aandacht op de werkvloer
Een manier om de broodnodige aandacht te schenken aan uitzendkrachten is bijvoorbeeld het voeren van 10-minuten gesprekken. Niet alleen met uitzendkrachten die ziek zijn geweest, maar juist ook met uitzendkrachten die niet of nauwelijks verzuimen. Ga de werkvloer op en vraag hoe het gaat, praat over de verjaardag van zijn of haar dochter. Oprechte interesse is belangrijk. Zeker nu het contact veelal digitaal verloopt, is het goed dat de uitzendkracht regelmatig een gezicht ziet van het uitzendbureau. - Gebruik een Arbo-checklist
Het formuleren van een arbobeleid en het opstellen van een arbo-checklist wordt door werkgevers vaak gezien als administratieve rompslomp, een belasting die veel tijd kost. Maar je kunt het ook echt als praktisch instrument inzetten om verzuim te voorkomen. Zo komen bedrijfsongevallen onder uitzendkrachten relatief meer voor, omdat die vaak praktisch werk doen met verschillende machines. Blijkt aan de hand van de checklist dat een uitzendkracht aan een andere machine werkt, zorg dan ook dat de risico’s en bescherming met die uitzendkracht daadwerkelijk worden besproken. - Maak gebruik van expertise arbo-arts
Zie de Arbodienst niet als een instantie waar je de verzuimproblemen over de schutting kan gooien, maar als een dienstverlener die kan adviseren. Je bent en blijft als werkgever verantwoordelijk en mocht het verzuim onverhoopt langdurig zijn, dan zal ook het UWV vragen ‘wat heb jij er als werkgever aan gedaan?’. Verschuilen achter de arbo-arts is geen optie. Beter is het om die arbo-arts om advies te vragen. Hij mag weliswaar niet tot in detail individuele gevallen bespreken, maar hij kan wel tips geven als hij ziet bij er bij een bepaald bedrijf spanningen op de werkvloer zijn, of adviseren extra aandacht te besteden aan een bepaalde uitzendkracht. Het is zonde om geen gebruik te maken van de kennis en expertise van de arbo-arts.
Het boek Verzuim en Beter, geschreven door Jaco Coster en Ben de Bruin, kunt u vanaf juni bestellen. Klik hier voor meer informatie of om het boek te bestellen.
