Het geeft een geweldig gevoel wanneer u uw klant kunt overtuigen tot zaken te komen. De kern van uw boodschap gaat over de kwaliteit van de flexkracht en de snelheid van leveren. Vaak vergeten of vermijden we tijdens dit commerciële proces om afspraken te maken over het administratieve proces. Minder sexy, maar net zo belangrijk in het kader van klantbehoud en de (financiële) continuïteit van uw organisatie.
In een commercieel dienstverleningsproces is administratie een hygiënefactor: je wint er geen klant mee, maar je kunt er wel klanten door verliezen. Daarom is het raadzaam om direct goede afspraken te maken over een aantal administratieve onderdelen. Denk aan contractafspraken, facturering, de betalingstermijn en de uiteindelijke betaling. Want, ook al is uw onderneming financieel gezond, vaak valt er geld te besparen en efficiencyvoordeel te behalen.
> Duidelijke contractafspraken
Als u afspraken maakt met uw klant, kan het zijn dat u de uitgebreide inkoopvoorwaarden van de klant, zoals een verlengde betalingstermijn, moet accepteren. Accepteer deze voorwaarden niet ongelezen, maar laat ze toetsen bij een expert. Weeg de voor- en nadelen van deze afwijkende voorwaarden voor uw organisatie af: staan de extra kosten bijvoorbeeld in verhouding tot de omzetverwachting en de afgesproken marge?
Overweeg of een verlengde betalingstermijn voor u gewenst is, want eenmaal afgesproken, is deze lastig terug te draaien. In het geval van nieuwe contractonderhandelingen met bestaande klanten, loont het de moeite om het betalingsgedrag te checken en de betalingstermijn –zeker in geval van slechte ervaringen- te verkorten.
Sta ook stil bij de stabiliteit, of het risicoprofiel, van uw klant. Een faillissement kan altijd, ook in economisch goede tijden, voorkomen. Kredietinformatiebureaus kunnen tegen geringe kosten de kredietwaardigheid van uw klant voor u toetsen. Dit geeft weliswaar geen zekerheid, maar wel een goede indicatie van de mate waarin u risico loopt.
> Foutloos factureren
Vaak maakt de klant zijn wensen pas kenbaar nadat de eerste factuur is ontvangen, waardoor betaling uitblijft of vertraging oploopt. Bovendien is foutloos factureren essentieel als basis voor een goede klantrelatie. Het is belangrijk dat de klant het gevoel heeft dat dit bij u onder controle is. Maak daarom vooraf afspraken over de wijze van facturering (per afdeling of per flexkracht) en de gewenste gegevens op de factuur (referentie- of PO-nummer). En stel aan de orde of de klant de factuur per post of digitaal wil ontvangen?
Wat zijn de mogelijkheden van uw financiële pakket? In hoeverre zijn de wensen van de klant ten aanzien van facturatie en het debiteurenproces te vertalen naar uw syste(e)m(en)? Denk hierbij ook aan actief debiteurenbeheer en managementrapportages (zie volgende alinea’s).
> Actief debiteurenbeheer
Het kan voorkomen dat een factuur niet (op tijd) wordt betaald. De gevolgen kunnen groot zijn, zeker omdat het gaat om door u vooruit gefinancierde loonbetalingen en afdrachten. De continuïteit van uw eigen organisatie kan zelfs in het geding komen. Daarom is het goed om stil te staan bij de wijze waarop u met uw slecht of niet-betalende klanten wilt omgaan en hoe u deze klanten wilt aanspreken.
En, waar u uw debiteurenbeheer heeft ondergebracht. Binnen uw organisatie, bij een specialist of bij de vestigingsmedewerkers, of buiten de organisatie? Kortom, een gestructureerd debiteurenbeheer is gewenst. Bij voorkeur ondergebracht bij een specialist met kennis van zaken, die niet alleen het versturen van herinneringen en aanmaningen op zich neemt, maar bovenal invulling geeft aan structureel ingeplande service- en incassocalls.
> Managementrapportages
Bij een actief debiteurenbeheer heeft u stuurinformatie nodig om uw klanten met de juiste informatie aan te spreken. Hoe gedetailleerder, hoe gerichter u uw klanten kunt aanspreken. U heeft in ieder geval een debiteurenoverzicht nodig met klantnaam, betalingstermijn klant, factuurinformatie (factuurnummer, factuurdatum, factuurbedrag en vervaldatum factuur) en ouderdomsindeling van de facturen en factuurbedragen. De ouderdom van de facturen moet voor u bepalend zijn voor de wijze en de toon waarop u uw klant aanspreekt.
Een goede aanvulling op uw stuurinformatie is een indeling van uw klantenbestand op risico: welke klanten moet u continu monitoren en welke klanten behoeven minder aandacht. U moet bovendien over informatie beschikken over de binnenkomende betalingen, en ervoor zorgen dat deze betalingen dagelijks ingeboekt worden. Met een debiteurenoverzicht dat niet actueel is, kunt u uw klanten niet aanspreken.
Tot slot is inzicht gewenst in uw klanten die niet meer (kunnen) betalen. Beheert u deze klanten zelf of wordt dit door een incassobureau gedaan? Stuurinformatie over deze groep klanten is essentieel vanwege alle commerciële inspanningen van u en uw medewerkers in de toekomst.
Meer dan voldoende vragen om bij stil te staan. En om te toetsen of bij u deze rapportages voorhanden zijn en op de juiste wijze worden gebruikt.
Debiteuren Scan
Ook al is uw onderneming financieel gezond, er is vaak nog geld te besparen. Daarom biedt Professionals in Flex u de Debiteuren Scan. We onderzoeken uw (debiteuren)administratie op te behalen financieel en commercieel voordeel. Na (maximaal) drie bezoeken en een grondige informatieanalyse, ontvangt u een verslag met concrete besparingsmogelijkheden en efficiencyvoorstellen ten aanzien van het verkoop- en contractproces, facturering, debiteurenbeheer, managementinformatie en software.
Interesse? Lees hier meer informatie of neem contact op met Kees Levisson.
