De werkkostenregeling (WKR), die sinds 2011 op vrijwillige basis kan worden toegepast, wordt naar alle waarschijnlijkheid met ingang van 1 januari 2015 verplicht. De regeling zet ondernemers in de uitzendbranche op een voorsprong. De 1,5 procent vrije (onbelaste) ruimte in de WKR wordt immers berekend over de totale loonkosten van een onderneming. Uitzendondernemers betalen loon aan (een groot aantal) uitzendkrachten, die in de regel weinig vergoedingen en verstrekkingen krijgen. U heeft als uitzendondernemer dus relatief gezien veel te besteden binnen de vrije ruimte. Om die voorsprong ten volle te kunnen benutten is het van belang dat u tijdig begint met het aanpassen van uw administratie en van uw beleid met betrekking tot vergoedingen en verstrekkingen.
De werkkostenregeling
In 2011 introduceerde het ministerie van Financiën de werkkostenregeling. Deze had tot doel de regelgeving rondom (belastingvrije) vergoedingen en verstrekkingen aan werknemers te vereenvoudigen. Werkgevers werd een administratieve lastenverlichting in het vooruitzicht gesteld. De WKR is nog niet verplicht. Door de overgangsregeling mogen werkgevers nu nog kiezen of zij gebruik blijven maken van de oude regelgeving of overstappen naar de WKR. Op dit moment heeft ongeveer 18 procent van de werkgevers de overstap naar de WKR gemaakt. De reden dat ruim 80 procent van de werkgevers daar nog niet voor heeft gekozen, is dat de WKR in de praktijk nog veel vragen en onzekerheden oproept. Hoewel de regeling bedoeld was als een vereenvoudiging, blijkt deze in de praktijk toch behoorlijk ingewikkeld. Daarnaast geeft het ministerie van Financiën onduidelijke signalen af met betrekking tot de WKR: zo is de verplichte invoerdatum al twee keer uitgesteld en is al een aantal inhoudelijke aanpassingen gedaan. De terughoudendheid van werkgevers ten aanzien van de invoering van de WKR is dan ook begrijpelijk. Toch zult u als uitzendondernemer vaart moeten maken met het klaarstomen van uw bedrijf voor de invoering van de WKR. De verplichte invoerdatum van 1 januari 2015 nadert immers snel. Verschillende betrokkenen dringen er op aan om de verplichte invoering nogmaals een jaar uit te stellen om een aantal knelpunten in de regeling op te kunnen lossen. Of dat uitstel er komt, is op dit moment niet te zeggen. U doet er verstandig aan om ondanks deze onduidelijkheid, serieus aan de slag te gaan met de werkkostenregeling. U kunt immers maar beter goed voorbereid zijn!
Klaarstomen voor invoering
Wat staat u als uitzendondernemer voor 1 januari te doen? Om te beginnen is het van belang dat u uw huidige arbeidsvoorwaardenpakket inventariseert en legt langs de meetlat van het nieuwe systeem. Hoe gaat u de bestaande vergoedingen en verstrekkingen onder de WKR vergoeden? De WKR voorziet zoals gezegd in 1,5 procent vrije ruimte (waarbinnen u onbelast vergoedingen mag geven) en biedt daarnaast een aantal gerichte vrijstellingen (zoals de reiskostenvergoeding van 19 cent per kilometer). Het is aan te raden uw salaris- en financiële administratie dusdanig in te richten dat u de verschillende vergoedingen en verstrekkingen zo gunstig mogelijk onderbrengt. Daarnaast kan het de moeite waard zijn om bepaalde vergoedingen aan te passen of zelfs te stoppen. Uiteraard is voor het aanpassen van het arbeidsvoorwaardenpakket in de meeste gevallen overleg met uw werknemers nodig. Begin daar op tijd mee. Een zorgvuldig invoeringstraject van de WKR vraagt tijd en aandacht, maar is die investering zeker waard. Wanneer u nu de juiste keuzes maakt zult u daar in de komende jaren steeds de financiële vruchten van plukken.
Tips voor een soepele invoering van de WKR:
- begin per direct met een inventarisatie van uw arbeidsvoorwaardenpakket en leg dat naast de meetlat van de WKR;
- formuleer nieuw beleid voor die zaken waarvoor de WKR onder uw huidige beleid ongunstig zou uitpakken;
- treedt over deze eventuele aanpassingen in het arbeidsvoorwaardenpakket tijdig met uw werknemers in overleg;
- wees u ervan bewust dat de tijd en aandacht die u nu investeert in het invoeringstraject van de WKR, zich in de komende jaren terugbetaalt.
Steven van der Werff, fiscaal adviseur bij Professionals in Flex
Wat kan Professionals in Flex voor u betekenen?
Professionals in Flex kan u van dienst zijn bij het zo soepel en zo gunstig mogelijk invoeren van de WKR in uw onderneming. Neem voor meer informatie contact met ons op via 023-8700113, of vul onderstaand contactformulier in. Wij nemen dan zo snel mogelijk contact met u op.
