Binnen de meeste bedrijven is de aandacht voor de administratie en administratieve processen beperkt. De focus ligt op sales en dienstverlening. Logisch! Veel flexbedrijven denken wel na over onderwerpen als risk management en interne controle, maar weten niet goed hoe ze dit binnen hun eigen organisatie concreet moeten regelen. Geldt dat ook voor u? Kom dan naar het seminar Flex in Control op 19 mei 2016, waar we uitgebreid stilstaan bij de risico’s die u (onbewust) loopt en we op zoek gaan naar oplossingen. Aan de hand van een aantal vragen zetten we u in dit artikel graag aan het denken over enkele van deze risico’s en de gevolgen.
Vergeet de (financiële) administratie niet
Als uw administratie niet goed en efficiënt is ingericht, kunnen gegevens niet eenvoudig uit het systeem gehaald worden. Er is geen flexibiliteit en dwarsverbanden kunnen moeilijk worden gelegd. Hierdoor zijn goede rapportages niet mogelijk en is slecht inzicht het gevolg. En dat geldt niet alleen voor uw verlonings- en factureringssysteem, maar ook voor de financiële administratie (grootboek-, debiteuren- en crediteurenadministratie).
De inrichting van uw crediteurenadministratie
Heeft u inzicht in alle facturen en/of verplichtingen van uw leveranciers of wordt u met regelmaat gebeld of gemaand? Het scannen van alle facturen bij binnenkomst, is een goede overweging. Net als een aantal dagen vóór de vervaldatum betalen. Of neemt u eens de moeite om met uw leveranciers de betalingstermijn te bespreken. Tenslotte doen uw opdrachtgevers dat ook bij u. Kortom, ga na of u alle verplichtingen voldoende in beeld en onder controle heeft.
Inzicht in rendement
Wat is de bijdrage van iedere klant op uw totale resultaat? Weet u wat uw (grootste) klanten bijdragen aan het resultaat van uw onderneming? Met de juiste informatie kunt u bijsturen en ingrijpen in het proces om van elke klant een winstgevende klant te maken. De zogenaamde klantenmix in de bekende 80-20% verhouding is essentieel, maar dan wel op basis van een positief rendement.
Gedegen kostprijsberekening
Welke directe en indirecte kosten neemt u mee in de kostprijsberekening? En, zijn dat alle kosten die te alloceren zijn op uw klant, dus alle operationele kosten, maar ook financieringslasten in verband met de betalingstermijn, kosten van het hoofdkantoor en kosten door leegloop en ziekte? Heeft u hiervoor de juiste rapportages?
Ook bij toekomstige klanten is het van belang u niet te laten verleiden door een interessante naam, maar in de aanbestedingsfase een gedegen kostprijscalculatie uit te voeren, waarin alle directe- en indirecte componenten aan de orde komen. Een tip: maak voor iedere grote offerte een businesscase. Dit leidt tot de juiste afweging op basis van relevante informatie.
Meer toezicht, scherpere regels
Het toezicht op uw activiteiten door uw accountant, eigenlijk de fiscus, en de boekhoudregels worden de komende jaren alleen maar scherper. Des te meer reden om te zorgen dat u weet welke beheersrisico’s u kunt lopen en dat u zich bewust bent van de specifieke vraagstukken binnen flexbedrijven. Om zo meer grip te krijgen op uw interne bedrijfsprocessen. Ondernemingen met een stabiel intern proces en goed geborgde controles op basis van de juiste rapportages kunnen immers geld verdienen.
Ondersteuning
Heeft u niet op alle vragen in dit artikel direct een antwoord? Heeft het u aan het denken gezet over uw interne processen en administratie? Vanuit onze praktijkkennis en -ervaring kan Professionals in Flex u ondersteunen bij het beoordelen, inrichten en stroomlijnen van uw administratie, administratieve processen en administratieve organisatie (procedures, systeemkeuzes, relevante rapportages en personele invulling). Zo kunnen we samen zorgen voor kostenbesparing, een lagere kostprijs, meer efficiency en een voorsprong op uw concurrenten. Zo nodig bouwen wij de voor u relevante rapportages op maat. Ook kunnen wij u helpen bij de afweging om expertise in huis te halen of extern in te kopen. Neem contact op met Professionals in Flex voor een vrijblijvend kennismakingsgesprek.
Seminar Flex in Control op 19 mei 2016
Graag nodigen we u uit voor het seminar Flex in Control op 19 mei 2016. In dit seminar staan wij uitgebreid stil bij bovengenoemde risico’s en gaan we samen met u op zoek naar oplossingen. Bekijk hier het programma en meld u aan.
Dit artikel is geschreven door Gerard Lether en Kees Levisson.
