08
okt

0
Een goede backoffice is de basis voor verdere groei

Een goede backoffice is de basis voor verdere groei

“De backoffice is de motor van het uitzendbureau, die mag niet haperen. Als daar iets niet goed gaat, heb je echt een probleem. Dan komen er direct klachten, fouten in de verloning bijvoorbeeld zijn echte dissatisfiers.” Stefanie Hoogland, als senior procesmanager verbonden aan Professionals in Flex, over het belang van een goede backoffice. “Een goede backoffice is de basis voor verdere groei.”

Juist die groei van bedrijven veroorzaakt volgens haar problemen in de backoffice. “Wat ik veel zie bij de grotere, sterk groeiende MKB+-uitzendbedrijven is dat de backoffice niet op een goede manier meegroeit. Vaak wordt gekozen voor de gemakkelijke weg, meer mensen aannemen. Maar meer handjes betekent ook vaak meer fouten, zeker als die nieuwe mensen niet goed worden ingewerkt. En dat leidt tot meer klachten, waardoor vaak nog meer mensen moeten worden aangenomen.” Dat is natuurlijk niet de meest efficiënte, meest productieve manier om de backoffice in te richten.

Brown Paper Sessie

Wat kan Hoogland in zo’n situatie doen? “Dat kan bijvoorbeeld door Brown Paper Sessies. Dan zet je elk deelproces – van verzuim, recruitment of in dit geval verloning – op papier en benoem je de knelpunten en wat er exact moet gebeuren om die op te lossen.” Het is volgens haar belangrijk dat je bij dat proces een brede selectie medewerkers betrekt, zeker ook de backoffice medewerkers. “Die worden nog wel eens onderschat. De accountmanager heeft natuurlijk meer status binnen een organisatie, maar bij backoffice medewerkers zit veel kennis die de buitendienst niet heeft. Sterker nog, vaak beseffen de backofficemedewerkers dat zelf niet.”

Cultuur

Het is zonde als er tijd en energie wordt verspild omdat informatiestromen of processen niet goed lopen. “Het tegengaan en voorkomen van verspilling (tijd, energie, middelen, geld en talent) is dan ook een belangrijke leidraad in mijn werk’, zegt Hoogland. Zij hanteert in haar aanpak de 3 C’s: core, client en cultuur. Ten eerste moet je uitgaan van de core business; is het een uitzendbureau, een payrollbedrijf of een ander flexbedrijf? En passen de huidige processen daar goed bij? Zijn die processen voldoende geautomatiseerd?
Ten tweede ‘de client’; wie zijn de opdrachtgevers en wie zijn jouw kandidaten; wat is jouw propositie naar klanten en welke kandidaatbeleving wil je als uitzendbedrijf bieden?
En het derde – volgens Hoogland ‘steeds belangrijkere’ – aspect is ‘culture’. Hoe ga je met elkaar om binnen de organisatie, Hoe is de waardering – of gebrek daaraan – voor backoffice medewerkers, hoe(veel) wordt er vergaderd, hoe strikt wordt wet- en regelgeving nageleefd, wie bepaalt wat binnen de organisatie, hoe zijn de taakverdelingen, werkt men op kantoor of veel vanaf flexplekken? “Dat bepaalt bijvoorbeeld mede de keuze van de juiste automatiseringssystemen. Je moet de organisatieveranderingen, het bijsturen van processen en het invoeren van systemen, aanpassen aan de cultuur binnen die organisatie.”
“ik kom niet bij een uitzendbureau met het idee ‘ik ga wel even de cultuur aanpakken hier’. Zo werkt het niet. Ik gebruik juist de cultuur om verbeteringen door te voeren die bij dat uitzendbureau passen.”

 

BIO Stefanie Hoogland

Namens Professionals in Flex helpt Stefanie Hoogland als senior procesmanager dan ook tal van uitzendbureaus met het stroomlijnen van hun backoffice. Want als iemand weet hoe je een goede backoffice inricht, is het Stefanie Hoogland wel. Zij heeft in de backoffice gewerkt en in de praktijk ondervonden tegen welke problemen uitzendbureaus aanlopen. Tijdens haar carrière in de flexbranche ontwikkelde zij zich meer en meer tot procesmanager en was zij onder meer manager bedrijfsvoering bij Randstad. Zelf zegt zij hierover: “Als het ergens niet goed ging, kwamen ze bij mij.” Haar ervaring, en de kennis die zij heeft opgedaan door de studie Corporate Antropologie, doen haar beseffen dat het aspect cultuur ‘ongelooflijk belangrijk’ is bij het realiseren van procesoptimalisatie bij uitzendbureaus. Een soft aspect misschien, maar wel een die bepaalt of er concreet betere resultaten worden behaald.

Wil je meer weten over het inrichten van je backoffice?
Neem dan even contact met ons op 023-8700113 of stuur een mail naar info@professionalsinflex.nl

Ontvang onze nieuwsbrief

* indicates required